Archivdaten bestehen aus älteren Daten, die für das Unternehmen weiterhin wichtig sind oder aus Gründen der späteren Bezugnahme oder der Einhaltung von Vorschriften aufbewahrt werden müssen. Datenarchive sind indiziert und verfügen über Suchfunktionen, so dass Dateien gefunden und abgerufen werden können.Durch das Archivieren wird ein Chat nicht gelöscht oder auf deiner SD-Karte gesichert. Archivierte Einzel- und Gruppenchats bleiben im Archiv, wenn du eine neue Nachricht im jeweiligen Chat erhältst. Du erhältst keine Benachrichtigungen für archivierte Chats, es sei denn, du wirst erwähnt oder dir wird geantwortet.Der Begriff archivieren bezeichnet eine zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung von Dokumenten und Daten. Ganz exakt definiert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) den Begriff als eine „dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten“.
Was ist der Unterschied zwischen Speichern und Archivieren : Während Backups aktivere Speicherplätze für Daten sind, die häufig aktualisiert werden, dienen Archive ausschließlich der Langzeitspeicherung von Daten. Wenn eine Datei archiviert wurde, können Sie die Originalversion löschen, wenn Sie möchten oder müssen.
Was darf nicht archiviert werden
Welche E-Mails müssen nicht archiviert werden Nicht von der Mail-Archivierungspflicht betroffen sind E-Mails, die sozusagen die Funktion eines Briefumschlags haben und als reines Transportmittel für Anhänge dienen.
Wie lange müssen Daten archiviert werden : Übersicht von Aufbewahrungsfristen
| Prozesse / Dokument | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Clearingauszüge | 6 Jahre |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 10 Jahre |
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) | 10 Jahre |
| Datensicherungen | 10 Jahre |
Was muss beachten, wenn ich digitale Unterlagen benenne
- Sie sollte den wesentlichen Inhalt des Ordners oder Dokuments wiedergeben.
- Der Entstehungszeitpunkt sollte sichtbar sein – entweder anhand der einzelnen Dokumente oder anhand des übergeordneten Ordners.
Im Bereich „Alle E-Mails“ sehen Sie Nachrichten, die Sie archivieren oder ignorieren. Archivieren: Die Nachricht wird wieder in den Posteingang verschoben, wenn jemand darauf antwortet.
Wie archiviert man Dokumente richtig
Sie sollten die Unterlagen an einem Ort aufbewahren, an dem sie vor Feuchtigkeit, Feuer, Staub usw. geschützt sind. Legen Sie Ordner oder Ringbücher mit Dokumenten immer in Archivboxen oder Containern ab, wo sie vor Beschädigungen geschützt sind.Wozu dient die Aufbewahrungspflicht Die Aufbewahrungspflicht dient der Sicherung der Dokumentation. Hinter der Aufbewahrungspflicht liegt der Gedanke der Nachprüfbarkeit. Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen.Für Fotos, die Sie archivieren, gilt Folgendes: Sie sind weiterhin in den Alben, denen sie hinzugefügt wurden, in Suchergebnissen und in den Ordnern auf Ihrem Smartphone vorhanden. Sie werden nicht zum Erstellen von Highlights-Videos oder Animationen verwendet.
Die Aufbewahrungspflicht dient der Sicherung der Dokumentation. Hinter der Aufbewahrungspflicht liegt der Gedanke der Nachprüfbarkeit. Unternehmen müssen Rechenschaft über ihre finanziellen Transaktionen, ihre Situation und ihre Geschäfte bei externen Stellen ablegen.
Wie lange muss archiviert werden : Es gibt beim Archivieren zwei unterschiedliche Längen an Aufbewahrungsfristen: 6 Jahre und 10 Jahre. Dokumente wie Abtretungserklärungen, Handelsbriefe, Lieferscheine, Mahnungen & Mahnbescheide oder Betriebsprüfungsberichte unterliegen Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren.
Warum Fotos ins Archiv verschieben : Sie haben die Möglichkeit, Fotos aus Google Fotos auszublenden und in das Archiv zu verschieben. So können Sie Ihre Fotos übersichtlich sortieren und alle Fotos ausblenden, die Sie weniger häufig ansehen möchten.
Wie lange bleiben Bilder im Archiv
Was passiert mit gelöschten Fotos und Videos Wenn Sie ein Foto oder Video löschen, das in Google Fotos gesichert wurde, bleibt es 60 Tage lang im Papierkorb. Wenn Sie ein Foto oder Video von Ihrem Gerät mit Android 11 oder höher löschen, ohne es gesichert zu haben, bleibt es 30 Tage lang im Papierkorb.
Übersicht von Aufbewahrungsfristen
| Prozesse / Dokument | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Carnet-Zolldokumente | 6 Jahre |
| Clearing-Belege | 10 Jahre |
| Clearingauszüge | 6 Jahre |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 10 Jahre |
Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, innerhalb dessen aufbewahrungspflichtige Schriftstücke geordnet archiviert werden müssen.
Wann müssen Daten vernichtet werden : Die Datenschutzgrundverordnung schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für den Zweck notwendig ist, für welchen sie erhoben wurden. Das bedeutet, die Daten sind nach Zweckerfüllung zu löschen, soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen gelten (Art.